為了進一步做好省外辦因公出訪工作，特制定本指南。
第一部分 因公出訪審批
一、工作流程
（一）接收申辦單位以郵寄、交換、遠程報送或面交等方式送達的申辦材料。
（二）驗核申辦材料。對面交的欠規范、不完備的申辦材料，當場給予一次性告知補正；對其他方式送達的欠規范、不完備的申辦材料，將在二個工作日內電話通知補正。如通知后二個工作日內申辦單位未能補正，暫不進入受理程序。
（三）經初審，呈辦領導審核或審批。
（四）其中，副廳級（含）以上人員申辦事項，經審核后報省政府審批或審核。
（五）申辦事項如獲批準，據以出具“因公出國任務批件”。
（六）任務批件可由申辦單位自取或以交換、郵寄等方式送達申辦單位。
二、辦理因公出國審批需提供的材料
（一）臨時因公出國
1、申辦函件（含表格件）
主要內容包括：出訪目的、具體任務、邀請單位、出訪人員（姓名、職務）、出訪國家、出發時間、停留天數及費用來源等要素。收文單位為“省外辦”，函號、印章齊全，注明聯系人和聯系電話（含手機號）。申辦函件的標題要求簡單明了，例如：“關于×××人訪問×國、×國的請示”。
省直正、副廳級人員臨時因公出國需有分管省領導意見。
省國資委監管企業，屬省委管理的企業董事長、黨委書記因公出訪，需有省國資委請示分管省領導的批示同意件；其他班子成員因公出訪，需有省國資委的同意函。
2、因公出國任務批件表
副廳級及其以上人員的因公出國任務批件表一式五份；正處級及其以下人員因公出國任務批件表一式四份。每份批件表（包括名單附表）均需加蓋申辦單位印章，其中一份需有已向省外辦備案的申辦單位領導意見和親筆簽名；副廳級人員的任務批件表，需有申辦單位經備案的一把手意見和親筆簽名。
3、邀請函
（1）邀請函原則上需從往訪國發出，并用往訪國文字或英文書寫，附中文譯文。
（2）邀請函需有邀請人親筆簽名。
（3）亦可使用邀請函復印件，但需有原件以備核查。
4、有效身份證明
出訪人需提供本省經常居住地的有效身份證復印件。
原外省戶籍現已調入我省工作，但尚未辦理我省身份證的人員臨時因公出訪，需提供我省戶口簿復印件；受聘于我省單位工作的外省戶籍人員臨時因公出國，要求其在現聘用單位工作滿1年以上，同時需提供現暫住地公安部門頒發的有效居住證和聘用單位的有效聘書；外地派往我省工作人員臨時因公出國，需在我省工作滿6個月以上，并由現工作單位所在地的地級以上市人民政府憑派遣單位的委托函按規定權限辦理臨時因公出國審核手續，此類人員尚需提供身份證復印件、居住證等材料。
（二）雙跨團組
1、省內單位組織跨地區、跨部門人員臨時因公出國，組團單位需事先向省外辦申報組團立項，辦理預審。
（1）申請組團的公函，內容包括：出訪目的、具體任務、出訪國家、出訪人數、出發時間、停留天數及費用來源。
（2）出訪人員名單一式兩份，內容包括：出訪人姓名、工作單位、職務（如只有黨內職務，還需提供對外身份稱謂）和出生日期。
（3）邀請函。
（4）經預審同意，出具“預審組團任務意見函”。組團單位憑此函，備齊各參團人員所在單位同意函原件（省直系統由各有關委辦廳局出具；各地市參團人員由各地級以上市有外事審批權的單位出具，其中各地市的副廳局級（含）以上人員需加具其所在市主要領導意見），申辦正式報批手續。
2、參加中央單位或兄弟省區市組團
（1）組團單位需事先向參團單位所在地有外事審批權的地方人民政府外事辦公室發征求意見函，內容包括：出訪目的、具體任務、出訪國家、全團名單、活動日程以及收費預算額等。
（2）如出訪費用由我省參團單位負責，還需提供組團單位的收費說明，我省單位不得參加有明顯營利目的、出訪內容與我省單位業務無關的團組。
（3）參加中央單位和兄弟省區市組團需提供有外事審批權單位出具的“出國任務通知書”原件和“出國任務批件”復印件以及全團名單。正、副廳級人員臨時因公出國還需有分管省領導意見。
（4）此類組團經省外辦審批同意后，由省外辦出具“出國任務批件”和“出國任務確認件”。如涉及簽證在穗辦理，需一并在申辦材料中加以說明。
（5）參加培訓性質的雙跨團組，還需提供國家外專局的審核意見函或培訓協議合同文本。
三、審核、審批時限
在申辦材料規范、完備的情況下，屬省外辦審批權限范圍內且無需征求相關部門意見的事項，5個工作日內辦結；如需補正申辦材料的，審批時限從補齊規范材料之日算起。內有副廳級（含）以上人員的，5個工作日內按程序報省政府。對因公出國的特殊個案，如，重點團組、履行合約、重要商務活動、應急參加會議以及其他特殊情況等，經報辦領導同意后及時給予辦理，保證出訪人員按時成行。
四、出訪報告及評估
副廳級以上干部出訪團組在回國后30天須向省外辦提交《因公出國報告》及《因公出國報告評估表》。
第二部分 辦證工作指南
申辦因公出國護照簽證是一項政策性、專業性很強的工作。各地區、各單位應指定經過系統培訓的外事專辦員從事這項工作。我辦原則上不接受非專辦員前來申辦。
申辦護照簽證工作流程
一、遞交申辦材料前的準備工作
出國團組獲審批部門批準出訪后，外事專辦員應備齊團組全部人員申辦護照和簽證的材料，先在電腦上錄入資料、掃描照片，并通過廣東省外辦因公出訪網絡上傳到省外辦護照簽證處（在省外辦出國管理處審批的，審批前上傳該處），然后持所有紙質材料到省外辦護照簽證處（下稱我處）申辦。
二、到服務窗口（前臺）遞交申辦材料
專辦員到前臺，應先填寫《受理因公護照、簽證審核表》和《回執》各一張，連同申辦材料一并交前臺接案人員。
遞交給接案人員的材料中，應包含出訪人員已持有的有效護照（舊照）。如舊照是外交護照或公務護照，專辦員應先憑任務批件原件和申領護照公函，并填寫《護照領取登記》，到發照機關領取護照，然后一并交接案人員。
出訪人員如持有已過期的舊護照或距本次出訪不足半年（美國九個月）期限的舊照，專辦員應先填好《護照銷毀清單》（一式兩份），連同舊護照一并交接案人員注銷，重新為該出訪人員申辦新護照。如舊照中已有該次出訪國的有效簽證，專辦員應提前告知接案人員。
前臺接案人員對申辦材料進行查驗，如申辦材料不齊全、不合格，需補齊相關材料后方可受理。如材料符合受理要求（包括上傳的電腦資料），接案人員正式受理，加貼團組條形碼。
專辦員持已受理的材料到財務室交費，然后將材料交回前臺接案人員。專辦員留下《回執》，辦結后憑《回執》到發證窗領取護照簽證。
三、跟進護照簽證辦理情況
我處受理材料后，專辦員應及時進入省外辦因公出訪網站跟進了解辦理進度情況，做好相關工作。
如需要護照號碼在網上提交打印電子簽證表、辦理返簽、或提交有護照號碼的邀請函，專辦員應在遞交材料的次日起，及時上網查詢護照號碼，并將新材料補交我處發證窗。
專辦員上網查詢已辦結護照后，應及時到我處發證窗借出相關材料，簽名、復印后交回我處發證窗。
專辦員應及時在網上查詢護照簽證辦理情況，辦結后，憑《回執》到我處發證窗領取護照簽證。
辦理護照簽證必需材料
(按以下順序排列)
一、相片（光面、免冠、白底或淺藍底正面大一寸彩色半身近照一張，背面寫上姓名）。
二、《受理因公護照、簽證申請表》和《回執》。
三、《因公出訪人員一覽表》(填上經辦人手機號碼)。
四、《事項表》（廣州辦簽證一張，北京辦簽證二張。
五、《申請出國簽證事項表》（外交部統辦簽證用）。
六、任務批件原件（外交部統辦簽證還需提供復印件2份）。如出訪任務是接受培訓的還需提供國家外國專家局的同意批復或與外方簽訂的技術培訓合同；如出訪任務是參加展覽的，還需提供國家貿促會、科技部或文化部的同意批復。
七、政審批件原件（有效期內第二次以后使用時，可用復印件）。
八、身份證復印件（持外地身份證的聘用人員需提供居住滿一年以上的暫住證，以及聘書或勞動合同或其他合格工作證明）。
九、蓋有派遣部門公章的《邀請單位確認函》（附所有出訪國邀請信復印件）。
十、申辦簽證材料（可在廣東省外辦網站《各國簽證要求》上查閱，網址www.gdfao.gov.cn，或咨詢我處前臺，并以最新要求為準）。
只辦護照必需材料
（按以下順序排列）
一、相片（與辦理護照簽證要求同）。
二、《受理因公護照、簽證審核表》和《回執》（并注明只辦護照）。
三、《因公出訪人員一覽表》。
四、《事項表》和《申請出國簽證事項表》。
五、任務批件原件（與辦理護照簽證要求同）
六、任務通知書。
七、任務確認件。
八、政審批件原件（與辦理護照、簽證要求同）。
九、身份證復印件（與辦理護照、簽證要求同）。
如何辦理出境證明
根據上級有關規定，凡前往免簽國家或落地簽證國家的因公出國人員，需在申辦護照的同時申辦“出境證明”。“出境證明”原則上應由頒發護照的部門出具，出境時交我邊防檢查站查驗。
如何辦理參團人員的護照和簽證
在同一團組中，如有不屬任務批件出具部門審批的人員，需提供該出訪人員所屬出國審批部門出具的任務批件原件或任務確認件原件；如出訪人員審批部門屬廣東省廣州市、深圳、珠海、汕頭、湛江五個城市的，需提供所屬城市被授權部門頒發的護照和已蓋公章并簽名的《申請出國簽證事項表》原件。
如何申辦申根國簽證
1985年6月24日，法國、德國、荷蘭、比利時和盧森堡五國在盧森堡邊境小鎮申根（SCHENGEN）簽訂申根協定。該協定規定，其成員國對短期逗留者頒發統一格式的簽證，即申根簽證，申請人一旦獲得某個申根國的簽證，便可在簽證有效期和停留期內在所有申根成員國內自由旅行。
到2009年6月為止，加入協定的有德國、法國、西班牙、葡萄牙、荷蘭、比利時、盧森堡、意大利、希臘、奧地利、芬蘭、挪威、冰島、瑞典、丹麥、捷克、斯洛伐克、波蘭、匈牙利、愛沙尼亞、拉脫維亞、立陶宛、斯洛文尼亞、馬耳他和瑞士二十五國。
如同時前往兩個以上申根成員國，應向停留時間最長的成員國申辦簽證；停留時間相同時，向前往的第一個國家申請簽證。申請停留時間應包括其他成員國總的停留時間，并需提供其他成員國的邀請信、日程、旅館、機票訂單等簽證材料。
我與申根新成員國匈牙利、波蘭、斯洛伐克、斯洛文尼亞、立陶宛及馬耳他分別簽訂的雙邊免簽協議仍然有效。中方外交、公務護照持有者可免簽入境上述六國，赴其他申根國家則需按規定辦理簽證（即同時前往互免簽證申根國和其他申根國的外交、公務護照持有者，需按規定辦理簽證）。
如何領取護照簽證
各辦證單位通過條形碼檢索確認護照簽證已辦妥后，憑《回執》到發證窗辦理領證手續。領證后請逐項檢查護照和簽證是否正確。需途經或赴免簽國家的，是否已辦理出境證明。對因公護照，應妥善保管。
有效護照、簽證及出境證明的基本檢查方法
一、翻開照片頁，檢查是否已過塑膠片，掃描的人像是否持照者本人。姓名（包括拼音）、性別、國籍、出生日期、出生地、有效期等是否正確。
二、檢查持照人簽名頁是否已有持照人簽名。
三、檢查簽證頁上的姓名、出生日期、人像（如有）是否正確；簽證有效期、入境次數、停留天數是否正確；領事官員是否已簽名或蓋章。
四、檢查出境證明上的姓名（包括拼音）、護照號碼、出訪國家是否正確；是否蓋上中間帶有國徽的廣東省人民政府外事辦公室的紅印章及騎縫章。
因公出國需攜帶如下證件
一、有效護照和有效簽證。
二、有效護照和有效“出境證明”（如出訪免簽或可落地簽證的國家）。
三、有效邀請信。
在國內遺失護照的處理辦法
在國內遺失護照，應及時向當地公安部門報案，并將報案回執及本人檢查報告呈報所在單位外事部門，經外事部門審核并加具意見后報省外辦護照簽證處審核處理。根據有關規定，遺失有效護照原則上從報失之日起暫停辦理護照十五天。
在國外遺失護照的處理辦法
在國外遺失護照，應立即將詳情書面呈報中國駐當地使、領館和外交部授權的其他機構。由駐外使、領館和有關機構審核并送國內發照機關核實后，按規定補發新護照或中國人旅行證件。
如何收繳保管因公護照
一、護照管理
外交護照、公務護照和公務普通護照的收繳和保管必須實施專人負責制。
外交護照由省外辦統一收繳保管，公務護照由外交部授權的發照機關收繳保管。
各發照機關不得擅自或變相委托其它部門收繳保管外交護照、公務護照和公務普通護照。
對于領用的外交護照、公務護照和公務普通護照，發照機關必須運用計算機系統管理并監控護照催繳、收繳情況。
公務普通護照按統一管理、分級保管、層層負責的原則實行集中管理制度，由各申辦單位負責本地區、本部門的公務普通護照收繳管理工作。
各護照保管單位應建立健全護照的收繳、保管制度，做好登記造冊工作。
二、護照收繳
因公出國人員必須在回國后7天內將護照交回保管單位，公務護照按管理權限交回發照機關。
因故未出境者，自上級取消本次出國任務之日起7天內交回護照。
雙跨團組人員護照由護照申辦單位負責在團組回國后7天內收繳護照并交相關護照保管單位。
因工作調動或離、退休等原因離開原單位的，由原單位將護照交發照機關注銷。
三、護照領用
需領用外交護照或公務護照的，由申辦單位專辦員憑任務批件原件和申領護照公函，并填寫《護照領取登記》到發照機關申領。
辦理護照時限
在申辦材料規范、完備的情況下，5個（綠色通道3個）工作日內辦出護照。
申辦簽證時限
各國的簽證時間要求可在廣東省外辦網站《各國簽證要求》中查閱。另外，由我辦駐京聯絡處直接向駐華使館申辦簽證的需另加郵寄到北京和發回廣州所需六個日歷日；外交部統辦簽證的需另加十個日歷日。
護照簽證處退件處理的暫行辦法
為加強管理，完善規章制度，使我處受理、審查因公出國工作更加有章可循，操作更加規范，根據上級有關規定精神，特制定以下暫行辦法。
一、對下列不符合規定的團組申請不予受理并退回申請材料：
1、未按簽證國要求提供合格的邀請信；
2、未按簽證國要求提供合格、完備的申請材料；
3、相片不符合要求或數量不足；
4、身份證過期或不清晰；
5、對聘用的非轄區內人員，沒有提供合格的聘書、暫住證；
6、已持有我辦頒發的有效護照，要求增發新護照，而無正當理由；
7、剛被使、領館拒簽，無新的理由和新的材料又提出申請。
二、對下列團組不予受理并退審批部門重新審核：
1、越權出具的任務批件或任務批件過期；
2、越權出具的政審批件或政審批件過期；
3、任務批件、政審批件上的出訪人姓名與身份證不一致；
4、出訪無實質性內容，出訪人身份與出訪目的不符的；
5、出訪團組人數、出訪時間超出規定的；
6、夫妻或兄弟、姐妹等親屬同團出訪的；
7、超過退休年齡，又無合格返聘批件（返聘證書）的；
8、其他不符合規定的團組。
三、對下列團組不予受理，并視情節輕重轉交有關部門處理：
1、涂改、偽造任務批件、政審批件、邀請信、身份證（復印件）聘書、暫住證、戶口本等申辦材料者；
2、虛報、偽造工作單位或職務等身份資料者；
3、曾持因公護照在國（境）外未經批準逾期滯留，或非法工作、分娩、賣淫及從事其他違法行為者；
4、有違紀違法嫌疑，被司法、稅務等部門通緝或禁止出境者。
