第一章 總則
第一條 為了進一步健全我校學生資助工作檔案歸檔工作，保證應歸檔文件的齊全完整，確保個人信息安全，提高工作效率和工作質(zhì)量，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法規(guī)，結(jié)合我校學生資助工作，特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱學生資助檔案，是指學生資助部門在辦理學生資助業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的各種專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第三條 學生工作部（學生處）學生資助管理中心和各學院（部）學生工作辦公室作為校級和院級學生資助業(yè)務檔案保管單位，應嚴格按照本辦法的規(guī)定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學生資助業(yè)務材料，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
第二章 檔案管理機構(gòu)人員及職責
第四條 我校學生資助工作檔案（以下簡稱“資助檔案”）管理由學校學生資助工作領導小組全面負責，學生工作部（學生處）學生資助管理中心（以下簡稱“學生資助管理中心”）具體實施，各學院（部）學生工作辦公室安排專人主管。
第五條 學生資助管理中心職責：負責校級學生資助工作檔案的建檔、保存及查閱工作，幫助、指導和檢查各學院（部）建檔工作。
第六條 各學院（部）職責：按照本辦法及實施細則開展學生資助工作的檔案建設工作及檔案的日常管理工作；指定本學院（部）的檔案借閱、保密和保管等制度；貫徹執(zhí)行上級資助部門其他意見。
第三章 檔案建檔和歸檔要求
第七條 學生資助管理中心建檔和歸檔的要求。
（一）學生資助管理中心根據(jù)具體情況，建立與健全文件材料的形成、積累和歸檔制度，對辦理完畢應歸檔的文件實行集中管理；
（二）學生資助管理中心應按歸檔要求檢查歸檔文件材料，并將辦理完畢應歸檔的文件隨時進行收集歸檔、定時清理核對。各種有關學生資助工作的會議文件及內(nèi)部文件要隨時收集歸檔，保證應歸檔材料的完整、齊全；
（三）學生資助管理中心要對學生資助工作形成的電子文件進行存檔，并分類管理，按學年將電子檔案歸檔保存；
（四）歸檔文件整理及質(zhì)量要求根據(jù)《國家檔案局關于發(fā)布檔案行業(yè)標準<歸檔文件整理規(guī)則>的通知》(檔發(fā)〔2015〕6號)實行。
第四章 檔案的保管與使用
第八條 資助檔案管理實行單獨管理的原則。資助檔案應在專門設立的學生檔案室集中保管，學生資助管理中心應指定專門的工作人員負檔案管理工作。
第九條 資助檔案的保管應嚴格遵守國家及學校有關檔案管理的安全規(guī)定。
第十條 因工作需要查閱和借閱學生檔案，須遵守下列規(guī)定：
（一）經(jīng)學院（部）黨組織書記批準，班導師、輔導員可查閱本學院（部）學生檔案，其他人未經(jīng)批準不得查閱資助檔案。
（二）查閱資助檔案應在檔案室進行，并按規(guī)定履行登記手續(xù)。
（三）學生個人不得查閱他人檔案。
（四）查閱資助檔案時，不得涂改、圈劃、污損、拆散、抽取、撤換、增添檔案材料。
（五）查閱學生檔案時，不得擅自復制學生檔案材料；確因工作需要的，經(jīng)學院黨組織書記、檔案管理部門負責人批準，方可復印。
第十一條 學生檔案一律不得借出。如確需借出使用，需經(jīng)學生所在學院黨組織書記、檔案管理部門負責人批準后方可辦理借閱手續(xù)。
第十二條 學生資助管理中心工作人員調(diào)整工作崗位或離職時，應認真做好檔案交接工作，個人不得擅自帶走或隨意銷毀檔案材料。
第五章 檔案的鑒定與銷毀
第十三條 每學年應對檔案進行一次鑒定，根據(jù)相關規(guī)定和學生工作實際，對保存期滿的檔案進行鑒定，提出銷毀以及對檔案的保管期限進行調(diào)整的意見。
第十四條 檔案鑒定工作程序：由學生資助管理中心對保管期滿的檔案進行初步鑒定，提出鑒定意見，交學校學生資助工作領導小組審定。經(jīng)過審定為銷毀的檔案打包后移交機要科進行銷毀。
第十五條 檔案銷毀的工作由學生資助管理中心負責，應制定兩人以上進行，認真核對銷毀的檔案和清冊，并注明銷毀的方式與日期。
第六章 附則
第十六條 我校學生資助工作檔案采取兩級管理模式，各學院（部）須建立完善學院（部）資助檔案的管理制度。
第十七條 本辦法同時印發(fā)《五邑大學學生資助工作文件材料歸檔和保存期限》。
第十八條 本辦法由五邑大學學生工作部（學生處）負責解釋。
第十九條 本辦法至印發(fā)之日起實施。
