一、 活動申請
（一）按照已給出的標準格式填寫《五邑大學志愿者活動申請表（職能部門）》（見附件一，以下簡稱“活動申請表”）。
（二） 申請表填寫完成后
1、 將電子版命名為《日期+某某組織活動申請表》。用活動申請單位公共郵箱發到校青協統籌管理部郵箱（[email protected]）。
2、 打印一式兩份，在校青協值日時間（周一至周五16：30至17：30）將紙質版申請表帶到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處進行審批。
3、 審批完成，校青協統籌管理部值班人員做好登記并確認無誤后，校青協統籌管理部保留一份活動申請表，申請單位保留一份活動申請表。
4、 申請單位在活動申請審核通過后，實施活動。
注：
A. 若申請單位上交的活動申請表填寫不規范或未填寫完整，校青協統籌管理部將不受理該活動申請。（該表中涉及的時刻統一使用二十四小時制）
B. 申請的所有活動（包括長期活動）持續時間為每學期第1周周一至第16周周五。若出現特殊情況不得不延遲活動時間，需在活動之前聯系校青協統籌管理部，協商批準后方可實施，同時在申請該活動時活動負責人或者申請單位需攜帶相關證明和活動申請表在校青協值日時間到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處上交。否則將不進行義工時的錄入。
C. 申請志愿者人數若超過50人的活動，申請時必須攜帶活動方案書或秩序冊等相關說明文件對活動加以說明（若該活動為校園清潔等活動可根據實際情況做特殊處理）。
D. 以下活動不能申請志愿者活動：
a. 各學生組織的內部工作、品牌活動及其相關宣傳活動等。例如：藝術節匯演、畢業晚會、邑大之星晚會、新生宿舍夜巡、邑大之星宣講會等
b. 活動涉及的錢財問題處理方案不當或是涉及盈利。
c. 活動不具有實際意義或是與志愿者活動相關性不大。
E. 對于以下志愿者活動作出相關規定：
a. 所有義演的活動，一次義演義工時長不超過5h。
b. 所有敬老院、福利院等探訪活動，一次探訪義工時長不超過2.5h。
c. 所有志愿者相關宣傳活動（擺攤、畫海報等），一次宣傳義工時長不超過4h。
d. 以上活動若出現特殊情況，需在活動實施前聯系校青協統籌管理部負責人，經協商批準后方可實施,并在校青協值日時間到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處上交相關證明材料、活動方案書以及活動申請表。
F.對于活動中因不可變原因需要更改活動表中內容的，活動單位須在第一時間聯系校青協統籌管理部，經批準后，活動單位需攜帶相關證明和內容更新的兩份的紙質版活動申請表和該活動保存在活動負責人或者申請單位的已審批的活動申請表，在校青協值日時間，到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處，進行新表的審批和舊表的回收。
G. 對于活動出于突發狀況而無法提前上交活動申請表的，活動負責人或者申請單位必須在活動進行之前聯系校青協統籌管理部，經統籌管理部批準后方可實施，活動結束后，活動負責人或者申請單位需攜帶相關證明和活動申請表，在校青協值日時間，到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處，進行補交活動申請表，否則將不進行義工時間的錄入。
H. 長期活動申請要求：
a. 活動有實施的必要性，并且與服務單位協商后取得服務單位同意；在申請長期活動時需要攜帶活動申請表、有服務單位簽字或者蓋章的相關證明材料、活動方案書或秩序冊等相關說明文件，在校青協值日時間到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處進行長期活動申請。
b. 申請的活動是應老師或者相關單位等要求，在申請長期活動時，需要攜帶活動申請表以及老師或者相關單位簽字或者蓋章的證明材料（證明材料包括老師或者相應單位出示的手寫版證明書以及紙質版活動方案書），在校青協值日時間到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處進行長期活動申請。
I.對于活動時間無法準確判定的長期活動有以下兩種申請方式：
a. 申請單位每次在確認了單次活動的具體時間后，以單次活動的形式多次進行申請。
b. 申請單位在活動申請表中的“活動時間”一欄中填寫上大致的時間。
J.關于義工服義工帽的借還做出如下規定：
a． 義工服和義工帽的外借時間上限為一周。
b． 申請單位如需借領義工服或義工帽，憑保留的統籌管理部簽過字蓋過章的活動申請書，按照活動申請書上的時間前往校青協秘書處辦公處按流程借領義工服，并按活動申請表上的時間前往校青協秘書處辦公處按流程歸還義工服。
二、 活動跟蹤
活動實施后，校青協將會進行不定時活動跟蹤。
（一） 統籌管理部將會在確認要進行活動跟蹤后，在活動進行前一天與該活動的活動負責人聯系，指派一名或多名跟蹤人員進行活動跟蹤。
（二） 活動負責人需要登記跟蹤人員相關信息，與活動參與人員的一同進行義工時間認證（詳見正文第三項）。
（三）活動跟蹤結束后，跟蹤人員根據該活動的實際情況，在活動跟蹤表上進行對應的打分。
（四）活動結束后，活動負責人根據跟蹤人員的真實表現，填寫活動跟蹤反饋表，并與校青協值班時間帶到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處上交 。
注：
A.若校青協統籌管理部未進行活動跟蹤則忽略此項。
B.活動跟蹤中發現該活動實際情況與活動申請表中內容不符，將進行以下處理：
a. 活動實際情況與活動申請表中內容存在部分不符且該活動為單次活動，則統籌管理部將與該活動負責人或者申請單位詢問情況，如發現該活動存在可整改的問題即向申請單位發出整改通知；若該活動的實際服務時間少于活動申請表上所寫時間，則校青協統籌管理部會通知活動單位按真實的服務時間進行時間認證。
b. 活動實際情況與活動申請表中內容存在部分不符且該活動為長期活動，則校青協統籌管理部將聯系該活動活動單位詢問情況并發出整改通知，并對下一次活動進行活動跟蹤；若該活動的實際服務時間少于活動申請表上所寫時間，則校青協統籌管理部會通知活動單位按真實的服務時間進行時間認證。
c.活動實際情況與活動申請表中內容嚴重不符或多次存在部分 不符且該活動為長期活動，則校青協統籌管理部將聯系該活動活動單位詢問情 況并終止該活動
C.活動跟蹤中，活動負責人員或者活動人員對活動跟蹤表示出抗拒或對跟蹤人員有不尊重的行為
a. 若該活動為單次活動，則校青協統籌管理部將聯系該活動活動負責人或者負責單位詢問情況，如發現情況屬實則對該活動發出整改通知并不對這次活動進行時間認證。
b. 若該活動為長期活動，則校青協統籌管理部將聯系該活動活動負責人或者申請單位詢問情況，如發現情況屬實則對該活動發出整改通知并不對這次活動進行時間認證，同時對下一次活動進行活動跟蹤。
c. 若一長期活動的活動跟蹤中出現多次活動人員對活動跟蹤表示出抗拒或對跟蹤人員有不尊重的行為，則校青協統籌管理部將聯系該活動活動單位詢問情況，若情況屬實則對該活動發出整改通知，若整改仍舊存在問題或者拒絕整改則終止該活動。
三、 時間認證
1、（一次活動結束后）則按照已給出標準格式，根據參加活動的學院志愿者的信息，分學院排列好志愿者順序，填寫好《時間認證表》（見附件二）。
2、并將電子版命名為《日期+活動名稱時間認證》，用申請單位公共郵箱發送到時間認證郵箱（[email protected]）。
3、校青協統籌管理部會將表內信息制成返還條發放給對應的學院，由院系青協分會登錄該學院義工網管理員系統，嚴格按照時間錄入的流程，根據返還條中的內容進行義工時的錄入。
注：
A. 在一天或一段連續的日期內進行的名稱、主題或內容相同的志愿者活動，即為一次活動。
B. 關于時間認證的時限：
a. 在志愿者活動結束后一周內，須進行時間認證及義工時錄入；逾期校青協統籌管理部將不進行時間認證。
b. 對于一些長期志愿者活動（如家庭義教），申請單位與校青協組織部進行溝通，經過校青協統籌管理部批準后，可在該活動結束后統一進行時間認證。
C. 若活動單位上交的相關文件填寫不規范或未填寫完整，校青協統籌管理部將不受理該時間認證。
備注：五邑大學青年志愿者協會保留對本次活動的最終解釋權。
附件：
一、五邑大學學生志愿者活動申請表（職能部門）
二、時間認證表
共青團五邑大學委員會
五邑大學青年志愿者協會
2017年8月22日
