一、活動申請
(一) 申請單位為學院青協分會：
1. 按照已給出的標準格式填寫《五邑大學志愿者活動申請表（院內）》（見附件一，以下簡稱“活動申請表”）。
2. 申請表填寫完成后，
（1） 打印一式兩份，在校青協值日時間將紙質版申請表帶到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處進行審批。
（2） 將電子版命名為《日期+活動名稱申請表》。用學院青協公共郵箱發到校青協統籌管理部郵箱（[email protected]）。
3. 審批完成后，統籌管理部值班人員做好登記并確認無誤后，校青協統籌管理部保留一份活動申請表，學院青協分會保留一份活動申請表。
4. 申請單位在活動申請審核通過后，實施活動。
(二) 申請單位為院三會、院黨支部、班級或其他院內學生組織：
1. 按照已給出的標準格式填寫《五邑大學志愿者活動申請表（院內）》。
2. 申請表填寫完成后、
（1） 打印一式三份，先由院青協相關負責人審核簽字，再于校青協值日時間將紙質版申請表帶到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處進行審批。
（2） 將電子版命名為《組織+日期+活動名稱申請表》。用申請單位公共郵箱發到校青協統籌管理部郵箱（[email protected]）。
3. 流程完成后，統籌管理部值班人員做好登記并確認無誤后，校青協統籌管理部保留一份活動申請表，學院青協分會保留一份活動申請表，申請單位自行保留一份活動申請表。
4. 申請單位在活動申請審核通過后，實施活動。
注：
A. 若申請單位上交的活動申請表填寫不規范或未填寫完整，統籌管理部將不受理該活動申請，若退回修改后仍有問題，將按照《青協分會量化管理基本評分記錄表》相關條例扣除該學院相應量化分值。
B. 申請的活動持續時間最長為每學期第1周周一到第16周周五。
C. 申請志愿者人數若超過50人的活動，申請時必須攜帶活動方案書或秩序冊等相關說明文件對活動加以說明（若該活動為校園清潔等活動可根據實際情況做特殊處理）。
D. 各院內除青協分會外學生組織的本職工作（包括清潔工作及其他大型主辦活動、承辦活動等）在申請志愿者活動時，必須由活動負責人將組織內部人員名單和數量上報學院青協分會，由學院青協分會證實人手不夠后，則可以按照第（二）項流程進行志愿者活動的申請。該活動申請時須上交該活動相關方案書；志愿者由學院青協分會協助進行招募，且該組織內部參與人員無義工時。
E. 以下活動不能申請志愿者活動：
a. 活動涉及的錢財問題處理方案不當或是涉及盈利。
b. 各學生組織的本職工作（包括清潔工作及其他大型主辦活動、承辦活動等）的相關宣傳活動（擺攤宣傳、宿舍宣傳、制作海報、制作視頻等）。
c. 活動不具有實際意義或是與志愿者活動相關性不大。
F. 對于以下志愿者活動作出相關規定：
a. 所有義演的活動，一次義演（包括排練在內）義工時長不超過5h。
b. 所有敬老院、福利院等探訪活動，一次探訪（包括探訪活動中的場地布置或清潔工作在內）義工時長不超過3h。
c. 所有志愿者協助社區進行的相關宣傳活動（擺攤、畫海報等），一次宣傳義工時長不超過4h。
G. 對于活動中因不可變原因需要更改活動表中內容的；
a. 若為單次活動，活動單位須在第一時間聯系校青協統籌管理部，統籌管理部批準后，活動單位需按照統籌管理部的要求攜帶相關證明、內容更新的相應份數的活動申請表和該活動未保存在統籌管理部的已審批的活動申請表在校青協值日時間到校青協辦公室（活動中心204），進行新表的審批和舊表的回收。
b. 若為長期活動，活動單位須在第一時間聯系校青協統籌管理部，統籌管理部批準后，活動單位需按照統籌管理部的要求攜帶相關證明和內容更新的相應份數的活動申請表在校青協值日時間到校青協辦公室（活動中心204），進行新表的審批。
c. 以上兩項若未按要求進行活動更改，將被視為嚴重違背正常工作秩序，校青協統籌管理部將按照《青協分會量化管理基本評分記錄表》相關條例扣除學院相應量化分值。
H. 未填寫活動申請表或活動未通過校青協審核即開展志愿者活動，校青協將針對具體情況并按照《青協分會量化管理基本評分記錄表》相關條例扣除該學院相應量化分值。
I. 對于活動時間無法準確判定的長期活動，在與校青協統籌管理部負責人聯系并得到活動許可后，有以下兩種申請方式：
a. 申請單位每次在確認了單次活動的具體時間后，以單次活動的形式進行申請。
b. 申請單位在活動申請表中的“活動時間”一欄中填寫上大致的時間。
J. 關于義工服義工帽的借還做出如下規定：
a． 義工服和義工帽的外借時間上限為一周。
b． 申請單位如需借領義工服或義工帽，憑保留的活動申請書，按照活動申請書上的時間前往校青協秘書處辦公處按流程借領義工服，并按活動申請表上的時間前往校青協秘書處辦公處按流程歸還義工服。
二、 活動跟蹤
活動實施后，將會根據不同情況進行不定時活動跟蹤。
(一) 活動單位為學院青協分會：
1. 統籌管理部若確定進行活動跟蹤后，將會在活動進行前一天聯系該活動的活動負責人聯系，并指派一名或多名校青協跟蹤人員進行活動跟蹤。
2. 活動跟蹤結束后，跟蹤人員根據該活動的實際情況，在活動跟蹤表上進行對應的打分。
3. 活動結束后，活動負責人根據跟蹤人員的真實表現，填寫活動跟蹤反饋表，并與校青協值班時間帶到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處。
(二) 活動單位為院四會、院黨支部、班級或其他院內組織：
1. 學院青協分會須派出一名或多名跟蹤人員，對該活動進行指導和跟蹤。
2. 統籌管理部若確定要進行活動跟蹤后，將會在活動進行前一天聯系該活動的活動負責人聯系，并指派一名或多名校青協跟蹤人員進行活動跟蹤。
3. 活動跟蹤結束后，跟蹤人員根據該活動的實際情況，在活動跟蹤表上進行對應的打分；若統籌管理部未進行活動跟蹤則忽略此項。
4. 活動結束后，活動負責人根據跟蹤人員的真實表現，填寫活動跟蹤反饋表，并與校青協值班時間帶到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處；若統籌管理部未進行活動跟蹤則忽略此項。
注：
A. 活動跟蹤中發現該活動與活動申請表中內容不符，將進行以下處理：
a. 活動實際情況與活動申請表中內容存在不符且該活動為單次活動，則統籌管理部將聯系該活動相關負責單位，詢問具體情況并發出整改通知；若該活動的實際服務時間少于活動申請表上所寫時間，則統籌管理部會通知活動單位按真實的服務時間進行時間認證。
b. 活動實際情況與活動申請表中內容存在部分不符且該活動為長期活動，則統籌管理部將聯系該活動負責單位，詢問具體情況并發出整改通知，并對下一次活動進行活動跟蹤；若該活動的實際服務時間少于活動申請表上所寫時間，則統籌管理部會通知活動單位按真實的服務時間進行時間認證。
c. 活動實際情況與活動申請表中內容嚴重不符或多次存在部分不符且該活動為長期活動，則統籌管理部將聯系該活動負責單位，詢問具體情況并終止該活動；若該活動的實際服務時間少于活動申請表上所寫時間，則統籌管理部會通知活動單位按真實的服務時間進行時間認證。
d. 以上三項，若通知后仍未修改服務時間，將會視為嚴重違背正常工作秩序，校青協統籌管理部按照《青協分會量化管理基本評分記錄表》相關條例扣除該學院相應量化分值；屢次不改，將不對本次活動進行時間認證。
B. 活動跟蹤中，活動人員對活動跟蹤表示出抗拒或對跟蹤人員有不尊重的行為
a. 若該活動為單次活動，則統籌管理部將聯系該活動負責單位，詢問具體情況、發出整改通知并不對這次活動進行時間認證。
b. 若該活動為長期活動，則統籌管理部將聯系該活動負責單位，詢問情況、發出整改通知并不對這次活動進行時間認證，并對下一次活動進行活動跟蹤。
c. 若一長期活動的活動跟蹤中出現多次活動人員對活動跟蹤表示出抗拒或對跟蹤人員有不尊重的行為，則統籌管理部將聯系該活動負責單位詢問情況、發出整改通知并終止該活動。
三、 時間認證
(一) 活動單位為學院青協分會：
1. （一次活動結束后）按照已給出標準格式，根據參加活動的本學院志愿者的信息，填寫好《活動時間確認表》（見附件二），打印一式兩份
2. 若該活動有招募其他學院的志愿者，則按照已給出標準格式，根據參加活動的其他學院志愿者的信息，分學院排列好志愿者順序，填寫好《時間認證表》（見附件三），并將電子版命名為《日期+活動名稱時間認證》，用學院青協公共郵箱發送到時間認證郵箱（[email protected]），統籌管理部會將表內信息制成返還條發放給對應的學院進行義工時錄入；若該活動沒有招募其他學院的志愿者，則忽略此項。
3. 由學院青協分會登錄該學院義工網管理員系統，嚴格按照時間錄入的流程，根據填寫好的《活動時間確認表》中的內容進行義工時的錄入。
4. 攜帶一式兩份《活動時間確認表》和活動申請時保留在學院青協分會處的該活動的紙質版活動申請表，在每周三、周四、周五校青協值日時間到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處進行核查。
5. 核查完成后，統籌管理部值班人員做好登記并確認無誤后，校青協統籌管理部保留一份《活動時間確認表》，學院青協分會保留一份《活動時間確認表》。
(二) 活動單位為院四會、院黨支部、班級或其他院內組織：
1. （一次活動結束后）活動單位按照學院青協分會的要求將參與活動人員的相關信息上交給學院青協分會。學院青協分會按照已給出標準格式，根據活動單位上交的志愿者的信息，填寫好《活動時間確認表》，打印一式兩份。
2. 由學院青協分會登錄該學院義工網管理員系統，嚴格按照時間錄入的流程，根據填寫好的《活動時間確認表》中的內容進行義工時的錄入。
3. 攜帶一式兩份《活動時間確認表》和活動申請時保留在學院青協分會出的該活動的活動申請表，在每周三、四、五校青協值日時間將紙質版申請表帶到校青協辦公室（活動中心204）統籌管理部辦公處進行核查。
4. 核查完成后，統籌管理部值班人員做好登記并確認無誤后，校青協統籌管理部保留一份《活動時間確認表》，學院青協分會保留一份《活動時間確認表》。
注：
A. 以上與時間認證相關表格填寫不規范，將會按照《青協分會量化管理基本評分記錄表》相關條例扣除相關學院相應量化分值。
B. 在一天或一段連續的日期內進行的名稱、主題或內容相同的志愿者活動，即為一次活動。
C. 關于時間認證的時限：
a. 在志愿者活動結束后一周內，須進行時間認證及義工時錄入；逾期進行時間認證或不進行時間認證均不進行活動審核。
b. 對于一些長期志愿者活動（如家庭義教），由主辦該活動的學院的青協分會與與校青協統籌管理部進行溝通，經過統籌管理部批準后，可在該活動結束后統一進行時間認證。
D. 統籌管理部根據每周三、周四、周五收集的《活動時間確認表》，對義工網后臺各學院分會的時間錄入進行檢查及審核：
a. 檢查確認無誤的活動將審核通過。
b. 檢查中發現一個活動中有個別錄錯錄漏現象將會聯系該活動主辦分會對時間錄入進行修改，在下一周檢查時若該活動時間錄入已修改正確則該活動審核通過。
c. 檢查中發現一個活動時間錄入錯誤嚴重，或發現一個已上報給主辦分會的錯誤活動在一周內未進行修改，則該活動審核不通過并刪除。
四、 量化管理
（一）各院分會雙周周三~周四于校青協統籌管理部值日時間（16:30~17:30）將紙質版量化表交至校青協辦公室（活動中心204）
統籌管理部辦公處并將電子版發送至量化管理方案收集郵箱（[email protected] ）。
（二）量化每兩周、每月匯總一次并反饋各院分會建議，會定期于量化管理方案共享郵箱（[email protected]，密碼為876543210）公示。
注：若量化管理未能及時上交將會按照《青協分會量化管理基本評分記錄表》相關條例扣除相關學院相應量化分值。
五、 其他
該《志愿者活動實施流程（院內）》最終解釋權歸共青團五邑大學青年志愿者協會統籌管理部所有，如對此流程有任何疑問或意見，請直接聯系統籌管理部部長：
康銀帥13622567765/667765
吳思敏：13612291710/61170
周小虎：13622568915/688915
附件：
1. 五邑大學志愿者活動申請表（院內）
2. 活動時間確認表
3. 時間認證表(模版)
共青團五邑大學委員會
五邑大學青年志愿者協會
2017年9月8日
