五邑大學志愿者服務活動實施要求
為進一步發揚“奉獻、友愛、互助、進步”的志愿精神，規范學校志愿者服務活動的開展，提高學生志愿服務水平，根據廣東省志愿者聯合會《關于印發<“i志愿”系統志愿服務活動發布規范（試行）><“i志愿”系統志愿服務時長審核規范（試行）>的通知》、江門市五邑義工聯合會《江門市志愿服務綜合信息管理平臺管理員工作細則（試行）（第三次修正案）》的有關規定，結合學校實際，制定如下實施要求。
一、志愿者服務活動申請
（一）活動申請表填寫及報送
1.規范填寫《五邑大學志愿者活動申請表》（見附件二，以下簡稱“活動申請表”），按照要求打印后，在活動開展前將紙質版申請表交至校青協辦公室進行審批，校青協進行審批及登記后，與活動申請單位各保留一份存檔；電子版與郵件名稱統一命名為“組織+日期+活動名稱申請表”，用工作郵箱發送至活動申請郵箱【[email protected]】。
2.活動申請審核通過后，由學院（部）青協在義工網后臺申請活動（在實施活動前進行報名），實施活動。
（二）活動申請注意事項
1.志愿服務活動需在每學期第1周至第16周內開展。
2.學院（部）開展的志愿服務活動若招募人數大于或等于50人需要提交電子版和紙質版的方案書，并在開展活動前5天將電子版方案書發送至活動申請郵箱【[email protected]】，紙質版方案書需學院（部）負責青協的指導老師簽名，并蓋學院（部）團總支印章后同紙質版活動申請表交至學生活動中心204。
3.學院（部）學生組織（除學院<部>青協外）的本職工作（包括清潔工作及其他大型主辦活動、承辦活動等）在申請志愿者活動時，必須由活動負責人將組織內部人員名單和數量上報學院（部）青協，由學院（部）青協證實人手不夠后，按照流程進行志愿者活動的申請。申請活動時需上交該活動相關方案書，志愿者由學院（部）青協協助進行招募。
4.出現特殊情況需臨時變更活動時間，需提前報備校青協，并提交相關證明和活動申請表，審核通過后方可實施，否則將不予以時間認證。
5.未按以上要求進行活動申請開展志愿者活動的，不予以時間認證。
（三）義工網后臺信息錄入
1.活動時長、活動時間、報名截止時間、志愿者人數需與紙質版的活動申請表的相關信息一致。
2.報名截止時間需填寫為活動結束后1天。（例：活動結束時間為2021年11月1日17：30，則報名截止時間為2021年11月2日17：30）
二、志愿服務活動審核要求
（一）志愿服務活動界定
1.志愿服務是指志愿者、志愿服務組織和其他組織自愿、無償向社會或者他人提供的公益服務。（《“i志愿”系統志愿服務活動發布規范（試行）》第1條）
2.以下活動不能申請志愿服務活動：
（1）活動涉及的錢財問題處理不當或是涉及盈利；
（2）各學生組織本職工作，包括清潔工作、檢查簽到及其他大型主辦活動、承辦活動、辦公室值班、擺攤宣傳、招新宣傳、制作海報、制作視頻等；
（3）活動不具有實際意義或是與志愿者活動相關性不大；
（4）班級團日活動；
（5）組織出游、參觀游覽、觀看電影、出席講座、轉發網絡連接、網絡點贊、網絡答題、將志愿服務時與捐款相掛鉤等；
（6）除志愿者培訓活動外，禁止發布如會議、講座、聚餐、團建、演出、排練、祈福、商業等與志愿服務無關的活動。此外，如活動中有提供如會場指引、義演等無償義務服務可以申請志愿活動。（《“i志愿”系統志愿服務活動發布規范（試行）》第3條）
（二）長期活動申請要求
活動有長期實施的必要性，且已經與服務單位協商后取得服務單位同意，在申請時需提交活動申請表、服務單位簽字或者蓋章的相關證明材料、活動方案書或秩序冊等相關說明文件。
（三）活動服務時長
除搶險救災、支援邊區、體育賽事、長期無償支教助學等大型專項服務外，大部分志愿者活動每天的服務時間不超過8小時。對于自行簽到簽退、掃碼超過8小時的服務時長，審核時可參照“3看1比”，一看活動時間、地點及內容，二看記錄時長是否合理，三看簽到簽退地點是否在活動允許范圍內，并比較與之同行志愿者的時長差距。（《“i志愿”系統志愿服務時長審核規范（試行）》第5條、第8條）
三、志愿者服務活動后臺申請及注意事項
1. 不同類型活動對應后臺申請情況：
（1）一天多個時間的活動可按固定類型時長創建活動，即可多次簽到簽退記錄時長。
（2）一天一個時間段的活動可按普通類型時長創建活動，一天只能簽到簽退一次。
（3）連續幾天且一天一個時間段的活動，根據天數創建相應的活動數量，每人每天只能簽到簽退一次。
（4）連續幾天且一天多時段可按固定類型時長創建一個活動，即可多次簽到簽退記錄時長。
2.活動地點應清晰明確，掃描范圍選擇最大3千米。
3.活動配圖應緊貼主題、有辨識度，可以是宣傳海報或相近主題的活動圖片，盡量不用純logo、徽章。
4.活動內容應詳細填寫，如服務對象、服務內容（需體現志愿服務或培訓的具體內容）和服務安排等。
四、活動創建與錄入時長
1.學院（部）青協按照《活動創建與錄入時長流程指引》，在活動申請審核通過后，下載好活動的報名、簽到和簽退二維碼，在活動開展前組織志愿者使用江門義工APP或江門義工小程序掃碼簽到，活動結束后掃碼簽退。
2.職能部門組織的志愿服務活動，需提前把志愿者名單發至工作郵箱【[email protected]】；由校青協創建活動并完成活動報名，生成活動報名二維碼、簽到碼和簽退碼（活動開展遇到緊急情況可組織志愿者使用江門義工APP或江門義工小程序掃碼報名，但后期仍需要把志愿者名單送至校青協）；開展活動時，由職能部門提供簽到、簽退碼進行簽到、簽退，后臺自動完成義工時錄入。
五、志愿者服務活動跟蹤流程及注意事項
1.活動實施時，校青協根據實際情況進行不定時的活動跟蹤，若活動單位為班級或其他院內組織，學院（部）青協須派出一名或多名跟蹤人員進行活動跟蹤，活動開展單位應積極配合跟蹤工作。
2.活動跟蹤結束后，跟蹤人員根據該活動的實際情況，進行打分，評分納入量化分值；活動負責人根據跟蹤人員的真實表現，填寫活動跟蹤反饋表，并交至校青協。
3.活動跟蹤中發現該活動開展的實際情況與活動申請表中內容存在不符，須進行整改；若實際服務時間少于活動申請表的時間，則須重新進行時間認證；整改后仍然存在問題，將按照相關規定進行處理。
4.活動中如有發現志愿者不配合志愿服務要求，如長時間玩手機、閑聊等行為，給予警告，屢次不改的，將取消該志愿者的義工時認證。
六、志愿者服務活動義工時認證流程及注意事項
（一）《活動證明材料》報送
活動結束后，如需要申請手動錄入時長，學院（部）青協需準備好《關于XXX活動申請時長補錄的情況說明》（見附件四，以下簡稱“單位證明”）至校青協辦公室進行蓋章，并與需要手動錄入時長的志愿者信息的活動簽到、簽退表的手寫紙質版（見附件三），1-2張現場照片（需要出現志愿者的身影）在活動結束后5個工作日內用工作郵箱統一以圖片形式整理壓縮后發送至證明材料郵箱【[email protected]】，郵件名稱統一命名為“組織+日期+活動名稱+證明材料”。
（二）固定類型服務時長活動
在活動結束后，學院（部）青協需填寫時間確認表（見附件五），完成該表后在活動結束后5個工作日內把電子版文檔用工作郵箱發到校青協統籌管理部證明材料郵箱【[email protected]】，由校青協進行活動服務時長審核。郵件名稱統一命名為“組織+日期+活動名稱+固定類型服務時長活動時間確認表”。
（三）職能部門義工時錄入流程及材料報送
1.開展活動前需要將志愿者名單（見附件一）發送到校青協。
2.由校青協創建活動并完成活動報名后，會生成相應的活動報名、簽到和簽退二維碼，在活動過程中使用簽到簽退碼進行義工時長的錄入。
3.活動開展遇到緊急情況可組織志愿者使用江門義工APP或江門義工小程序掃碼報名，后期仍需要把更新后的志愿者名單發送至校青協，以便后期進行人員核對。
4.活動結束后，如出現需要后期手動錄入的志愿者，需要將1-2張活動現場照片以及紙質版的簽到簽退表（見附件三，只需要提供問題志愿者的簽到簽退信息）以圖片形式、電子版的時間確認表（附件五，只需要提供問題志愿者的時長）發送至證明材料郵箱【[email protected]】，以便后期的時長錄入。如沒有出現需要后期手動錄入的情況，則無需提交任何證明材料。
（四）義工時確認注意事項
1.在一天或一段連續的日期內進行的名稱、主題或內容相同的志愿者活動，即為一次活動。
2.志愿者服務時長以掃碼簽到簽退時間為準，實做實給，系統自動錄入。
3.校青協根據收集的《活動申請表》以及證明材料，對義工網后臺各學院（部）青協的時間錄入進行檢查及審核：
（1）檢查確認無誤的活動將審核通過。
（2）檢查中發現錄入有誤的，將聯系該活動相關學院（部）青協進行修改，并按相關規定進行處理。
4.無論是固定類型服務活動還是非固定類型服務活動，若需要申請手動錄入時長，都需要提交證明材料至證明材料郵箱【[email protected]】進行存檔。
（五）可申請后臺錄入時數的情況
原則上不允許后臺手動錄入活動（培訓）時數。特殊情況需要在后臺手動錄入時數的活動（培訓），僅限以下范圍：
（1）應急救援、志愿防疫、創文臨時行動等突發性志愿服務活動。
（2）分散開展的上門探訪、義教、獻血類志愿服務活動。
（3）受活動（培訓）現場環境、技術手段限制等因素影響（如信號、沒手機等），不能完成掃碼簽到、簽退的志愿服務活動（培訓）。
（六）申請時數錄入權限流程
確需通過后臺錄入時數的志愿服務活動（培訓），應由活動（培訓）發起志愿服務隊伍管理員向市義工聯秘書處提交相應證明材料（單位證明、現場照片、簽到、簽退表等），申請開放后臺錄入權限，市義工聯秘書處審核通過后會以彈框的形式通知，臨時開放權限給申請隊伍，開放時限3天。權限開放后，時數錄入、服務審核流程不變。
（七）志愿時補錄要求
1.原則上不允許補錄活動。特殊情況需要補錄的活動，僅限于以下范圍：
（1）參與人數較多、規模較大的賽會類志愿服務活動；
（2）災后重建、搶險救援、創文臨時行動等突發性志愿服務活動；
（3）獻血、民情志愿活動；
（4）其他經市義工聯批準的特殊志愿服務活動。
2.活動組織方在活動結束30天內，登錄“江門市志愿服務綜合信息管理平臺”提交活動補錄申請。應含有補錄原因、補錄時間、服務日期、地點、內容、證明人、證明人聯系方式和證明材料。證明材料至少包含活動通知文件、現場照片、簽到簽退表、服務時數記錄情況等。
3.補錄活動的申請由市義工聯秘書處統一審核，條件成熟后由秘書處將權限下放到一級分會、服務總隊。
4.審核通過后，補錄的志愿服務時數永久公示于“江門志愿者網”并永久追溯。公示30天內無異議，補錄的志愿服務時間計入志愿者個人會員賬號。（《江門市志愿服務綜合信息管理平臺管理員工作細則（試行）（第三次修正案）》第十條、第十一條）
其他未盡事宜可聯系相關工作人員：
趙依霖（13824081300）
鄧皓升（13822373215）
趙慧婷（13422500229）
活動申請郵箱：[email protected]
證明材料郵箱：[email protected]
附件：一、五邑大學活動志愿者名單
二、五邑大學志愿者活動申請表
三、五邑大學志愿者活動時間簽到簽退表
四、關于XXX活動申請時長補錄的情況說明
五、五邑大學志愿者活動時間確認表
六、五邑大學學院（部）志愿者服務活動量化評分記錄表
五邑大學青年志愿者協會
2021年11月11日
